Терминологический словарь секретаря

Краткий словарь терминов в области делопроизводства

А

АДРЕСАТ - получатель. АДРЕСАНТ - отправитель. АКТ - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. АКЦЕПТ - согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении. АНКЕТА - документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них. АННОТАЦИЯ - краткое изложение первоисточника. АРХИВНАЯ ВЫПИСКА - дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке. АРХИВНАЯ СПРАВКА - справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмету или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке. АСПЕКТ - точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

Б

БЛАНК - белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами. которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.).

В

ВЕДОМОСТЬ - перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.). ВИЗА - подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом. ВНУТРЕННИЙ АДРЕС ПИСЬМА - наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо. ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ - документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан. ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ - документ, поступивший в учреждение. ВЫПИСКА - копия части текстового документа.

Г

ГРАФИК - текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения. ГРИФ - пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции ("секретно", "срочно", "не подлежит оглашению, "личною).

Д

ДАТА - число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами. ДЕЛО - единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО - документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них. ДИРЕКТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов. ДОВЕРЕННОСТЬ - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя. ДОГОВОР - документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. ДОКУМЕНТ - информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу. ДОКУМЕНТООБОРОТ -

 	1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения ч.1и отправки;
 	2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени. ДОСЬЕ - документы, относящиеся к какому-либо делу.

ДУБЛИКАТ - экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.

З

ЗАЯВЛЕНИЕ - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т.д.).

И

ИЗВЕЩЕНИЕ - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие. ИНДЕКС - условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения. ИНДЕКСАЦИЯ - проставление индекса. ИНДЕКС ДЕЛА - порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела. ИНИЦИАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса. ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ - документ, отправленный из учреждения.

К

КЛАССИФИКАЦИОННЫЙ ИНДЕКС - условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Может проставляться и на документах, и на делах. КОНСЕРВАЦИЯ ДОКУМЕНТА - предохранение документа от разрушающего действия внешней среды. КОНТРАКТ - договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений. КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ - талон для индивидуальной регистрации .документов, включающий резолюцию и тему письма. КОРРЕСПОНДЕНТ - учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Л

ЛИМИТ - документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов. ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ - бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним. ЛИЧНОЕ ДЕЛО - дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

М

МАШИНОЧИТАЕМЫЙ ТЕКСТ - документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств

Н

НАРЯД - документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им зарплаты. НАРЯД-ЗАКАЗ - плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы. НОМЕНКЛАТУРА - перечень наименований. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ - систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения. НОМЕР ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА - регистрационный номер документа, проставляемый адресатом. НОМЕР ИСХОДЯЩЕГО ДЕЛА - регистрационный номер документа, проставляемый отправителем. НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы. НОРМАТИВЫ - документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.). НОРМЫ - документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (Н. выработки, Н. выдачи чего-либо).

О

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА -

 	1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);
 	2) сообщение должностного лица. поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

ОПИСЬ - юридически оформленный перечень документов. ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА -

 	1) первоначальный экземпляр документа;
 	2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ - отметки о степени секретности и срочности исполнения документов. ОТЧЕТ - документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению как должностному лицу. ОФЕРТА- см. Предложение. ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ -документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

П

ПИСЬМО - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. ПОВЕСТКА - официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению - выслать своего представителя. ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА -

 	1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом;
 	2) рукопись.

ПОДПИСЬ НА ДОКУМЕНТЕ - подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа. ПОЛОЖЕНИЕ -

 	1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий;
 	2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.

ПРЕДЛОЖЕНИЕ - письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях; ОФЕРТА. ПРЕДМЕТНЫЙ КАТАЛОГ - каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке. ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ - указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке. ПРЕДСТАВЛЕНИЕ - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения. ПРЕЙСКУРАНТ - перечень видов работ, услуг, продукции, товаров и т.д. с указанием цен и расценок. ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО - письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств. ПРИКАЗ -

 	1) правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности;
 	2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.

ПРОГРАММА - документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний. ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА - предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения. ПРОТОКОЛ - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Р

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов. РАСПИСАНИЕ - объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо. РАСПОРЯЖЕНИЕ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга Должностных лиц и граждан. РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП - штамп, содержащий название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ. РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА - карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения. РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА - порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ - запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации. РЕЕСТР - перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (например, Р. описей). РЕЗОЛЮЦИЯ - решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу. РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ - письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа. РЕКВИЗИТЫ - обязательные элементы служебного документа. РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА - обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа. РЕКЛАМАЦИОННОЕ ПИСЬМО - заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе. РЕФЕРАТ - краткое письменное изложение первоисточника. РЕШЕНИЕ -

 	1) правовой акт: принимаемый исполкомами Советов на родных депутатов в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами - коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т.д.;
 	2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже;
 	3) резолюция собрания, совещания и т.д.

С

СВОБОДНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ - предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной. СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ (разг.) - опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив. СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ - принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу. СОСТАВ УДОСТОВЕРЕНИЯ - подпись и печать. СПЕЦИФИКАЦИЯ - документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа. СПИСОК - перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации. СПРАВКА -

 	1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий;
 	2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД - совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания. СТАНДАРТ - нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требований к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ. СТЕНОГРАММА - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии. СЧЕТ - документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.

Т

ТАБЕЛЬ - перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости). ТАБЛИЦА - документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам. ТАБУЛЯГРАММА - таблица, составленная табулятором на основе автоматического восприятия данных с перфокарт, перфолент и т.д. ТАЛОН ОБРАТНОЙ СВЯЗИ - документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов). ТВЕРДОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ - предложение, оформляемое лишь дли одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением. ТЕЗАУРУС - словарь-справочник, в котором перечисляются нес лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слом и словосочетания естественного языка. ТЕЗИСЫ - краткое изложение текста документа или выступления. ТЕЛЕГРАММА - обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу. ТЕЛЕКС - телеграмма, посланная по телетайпу. ТЕЛЕТАЙП - телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки. ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ - документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма. ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ - обобщающее название документов. отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделии промышленного производства. ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ - обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт. инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов. ТИПОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ (тексты-аналоги) -

 	1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам;
 	2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. структура) или отдельных се сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.

ТРАФАРЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) н дополняющее его конкретное содержание.

У

УКАЗАНИЕ -

 	1) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления;
 	2) документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.

УКАЗАТЕЛЬ - систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.

Ф

ФАКСИМИЛЕ -

 	1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу;
 	2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.

ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО - гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей). ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).

Ц

ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО - письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

Э

ЭКСПЕДИЦИЯ - специальный аппарат учреждения по приему документов.

Ю

ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО - учреждение, предприятие или организация, выступающие в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

Я

ЯЗЫКОВАЯ ФОРМУЛА (ДОКУМЕНТА) - слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: "Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №... в ... отделении... банках; сопроводительного - "Направляю...", "Высылаю..." и т.д.

http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1658

http://www.dist-cons.ru/modules/docob/section14.html

http://www.edou.ru/enc/dictionary/