Терминологический словарь секретаря

Данная статья является разделом проекта Основы секретарского дела: КОПИЛКА

Авторы

Синебрюхова Юлия

Евгения Орлова

Краткий словарь терминов в области делопроизводства

А

• АДРЕСАТ - получатель.
• АДРЕСАНТ - отправитель.
• АКТ - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
• АКЦЕПТ - согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.
• АНКЕТА - документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.(пример)
• АННОТАЦИЯ - краткое изложение первоисточника.(пример)
• АРХИВНАЯ ВЫПИСКА - дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.
• АРХИВНАЯ СПРАВКА - справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмету или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке.(пример)
• АСПЕКТ - точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

Б

• БЛАНК - белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами. которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.).

В

• ВЕДОМОСТЬ - перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.).
• ВИЗА - подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.
• ВНУТРЕННИЙ АДРЕС ПИСЬМА - наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.
• ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ - документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.
• ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ - документ, поступивший в учреждение.
• ВЫПИСКА - копия части текстового документа.

Г

• ГРАФИК - текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.
• ГРИФ - пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции ("секретно", "срочно", "не подлежит оглашению, "личною).

Д

• ДАТА - число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.
• ДЕЛО - единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.
• ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО - документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.(пример)
• ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.
• ДИРЕКТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.
• ДОВЕРЕННОСТЬ - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.(пример)
• ДОГОВОР - документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон.(пример)
• ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.([1] пример)
• ДОКУМЕНТ - информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.
• ДОКУМЕНТООБОРОТ -

                  1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения ч.1и отправки;
 	          2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени. ДОСЬЕ - документы, относящиеся к какому-либо делу.

• ДУБЛИКАТ - экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.

З

• ЗАЯВЛЕНИЕ - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т.д.).(пример)

И

• ИЗВЕЩЕНИЕ - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие.
• ИНДЕКС - условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.
• ИНДЕКСАЦИЯ - проставление индекса.
• ИНДЕКС ДЕЛА - порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела.
• ИНИЦИАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.
• ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ - документ, отправленный из учреждения.

К

• КЛАССИФИКАЦИОННЫЙ ИНДЕКС - условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках *систематического и других каталогов. Может проставляться и на документах, и на делах.
• КОНСЕРВАЦИЯ ДОКУМЕНТА - предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.
• КОНТРАКТ - договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.
• КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ - талон для индивидуальной регистрации .документов, включающий резолюцию и тему письма.
• КОРРЕСПОНДЕНТ - учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Л

• ЛИМИТ - документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов.
• ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ - бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации *или лицу и содержащий денежные расчеты с ним.
• ЛИЧНОЕ ДЕЛО - дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

М

• МАШИНОЧИТАЕМЫЙ ТЕКСТ - документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств

Н

• НАРЯД - документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им зарплаты.
• НАРЯД-ЗАКАЗ - плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы.
• НОМЕНКЛАТУРА - перечень наименований.
• НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ - систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.(пример)
• НОМЕР ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА - регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.
• НОМЕР ИСХОДЯЩЕГО ДЕЛА - регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.
• НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.
• НОРМАТИВЫ - документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).
• НОРМЫ - документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (Н. выработки, Н. выдачи чего-либо).

О

• ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА -

 	1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);
 	2) сообщение должностного лица. поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.(пример)

• ОПИСЬ - юридически оформленный перечень документов.(пример)
• ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА -

 	1) первоначальный экземпляр документа;
 	2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

• ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ - отметки о степени секретности и срочности исполнения документов.
• ОТЧЕТ - документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению как должностному лицу.
• ОФЕРТА- см. Предложение.
• ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ -документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

П

• ПИСЬМО - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.
• ПОВЕСТКА - официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению - выслать своего представителя.
• ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА -

 	1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом;
 	2) рукопись.

• ПОДПИСЬ НА ДОКУМЕНТЕ - подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа.
• ПОЛОЖЕНИЕ -

 	1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий;
 	2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.

• ПРЕДЛОЖЕНИЕ - письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях; ОФЕРТА.
• ПРЕДМЕТНЫЙ КАТАЛОГ - каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.
• ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ - указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.
• ПРЕДСТАВЛЕНИЕ - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.
• ПРЕЙСКУРАНТ - перечень видов работ, услуг, продукции, товаров и т.д. с указанием цен и расценок.
• ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО - письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.(пример)
• ПРИКАЗ -

 	1) правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности;
 	2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.(пример)

• ПРОГРАММА - документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.
• ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА - предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
• ПРОТОКОЛ - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.(пример)

Р

• РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов.
• РАСПИСАНИЕ - объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.
• РАСПОРЯЖЕНИЕ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга Должностных лиц и граждан.
• РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП - штамп, содержащий название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.
• РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА - карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.
• РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА - порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.
• РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ - запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.
• РЕЕСТР - перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (например, Р. описей).
• РЕЗОЛЮЦИЯ - решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.
• РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ - письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.
• РЕКВИЗИТЫ - обязательные элементы служебного документа.
• РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА - обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.
• РЕКЛАМАЦИОННОЕ ПИСЬМО - заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.
• РЕФЕРАТ - краткое письменное изложение первоисточника.
• РЕШЕНИЕ -

 	1) правовой акт: принимаемый исполкомами Советов на родных депутатов в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами - коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т.д.;
 	2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже;
 	3) резолюция собрания, совещания и т.д.

С

• СВОБОДНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ - предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной.
• СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ (разг.) - опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив.
• СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ - принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.
• СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
• СОСТАВ УДОСТОВЕРЕНИЯ - подпись и печать.
• СПЕЦИФИКАЦИЯ - документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа(пример).
• СПИСОК - перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.
• СПРАВКА -

 	1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий;
 	2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

• СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД - совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.
• СТАНДАРТ - нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требований к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ.
• СТЕНОГРАММА - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.
• СЧЕТ - документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.

Т

• ТАБЕЛЬ - перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости).
• ТАБЛИЦА - документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.
• ТАБУЛЯГРАММА - таблица, составленная табулятором на основе автоматического восприятия данных с перфокарт, перфолент и т.д.
• ТАЛОН ОБРАТНОЙ СВЯЗИ - документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).
• ТВЕРДОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ - предложение, оформляемое лишь дли одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением.
• ТЕЗАУРУС - словарь-справочник, в котором перечисляются нес лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слом и словосочетания естественного языка.
• ТЕЗИСЫ - краткое изложение текста документа или выступления.
• ТЕЛЕГРАММА - обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.
• ТЕЛЕКС - телеграмма, посланная по телетайпу.
• ТЕЛЕТАЙП - телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.
• ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ - документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.
• ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ - обобщающее название документов. отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделии промышленного производства.
• ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ - обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт. инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.
• ТИПОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ (тексты-аналоги) -

 	1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам;
 	2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. структура) или отдельных се сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.

• ТРАФАРЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) н дополняющее его конкретное содержание.

У

• УКАЗАНИЕ -

 	1) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления;
 	2) документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.

• УКАЗАТЕЛЬ - систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.

Ф

• ФАКСИМИЛЕ -

 	1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу;
 	2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.

• ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО - гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).
• ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).

Ц

• ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО - письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

Э

• ЭКСПЕДИЦИЯ - специальный аппарат учреждения по приему документов.

Ю

• ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО - учреждение, предприятие или организация, выступающие в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

Я

• ЯЗЫКОВАЯ ФОРМУЛА (ДОКУМЕНТА) - слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: "Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №... в ... отделении... банках; сопроводительного - "Направляю...", "Высылаю..." и т.д.

Нормативные документы по делопроизводству

Краткий словарь терминов в области делопроизводства

Словарь терминов в области делопроизводства