Образцы оформления документов

Данная статья является разделом проекта Основы секретарского дела: КОПИЛКА

ОБРАЗЕЦ СПРАВКИ

Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Итак, справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации, обычно делят на две группы:

   те, что описывают факты и события, связанные с основной деятельностью организации;
   те, что подтверждают сведения биографического или служебного характера о человеке.

Справки, составляющие вторую группу, являются более распространенными в настоящее время. К ним относятся справки о подтверждении занимаемой должности, трудового стажа, места обучения и т.д. Эта группа справок является внешними, т.е. предназначается для представления в другие организации.

Справки, относящиеся к первой группе, могут быть как внешними, так и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (часто вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Сегодня внутренние справки используются достаточно редко и не во всех организациях. Поэтому сначала мы рассмотрим требования к оформлению внешних справок.

ООО «Капитал»

СПРАВКА

12.06.2006 № 3

О предоставлении справки

Дана Ивановой Ирине Ивановне в том, что он действительно работает в ООО «Капитал» на должности секретаря-референта.

Справка дана для представления по месту требования.

Генеральный дирктор личная подпись В.С.Птеров

Бланк справки с места работы

ОБРАЗЕЦ ПРОТОКОЛА

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, конференциях, различных деловых встречах и т. д.

Протокол оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги и содержит следующие реквизиты:

   наименование вида документа;
   наименование организации;
   место издания;
   дату и регистрационный номер протокола;
   заголовок к тексту;
   текст;
   подписи.

Заголовок в протоколе представляет собой название коллегиального органа, заседание которого состоялось. Заголовок формулируется в родительном падеже и печатается полностью строчными буквами. Текст протокола состоит из двух частей — вводной и основной.

В вводной части указывают фамилии председателя и секретаря, фамилии участников заседания и приглашенных (в случае, если участников и приглашенных больше 15, указывают их общее количество, список прилагают к протоколу и делают отметку "Список участников прилагается"). Фамилии присутствовавших должны быть записаны в протокол в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности. В протоколах-заседаний совета директоров должны быть указаны фамилии всех присутствовавших, независимо от общего их количества. Вводная часть заканчивается повесткой дня, которая содержит выносимые на обсуждение вопросы, расположенные по степени сложности и важности. Вопросы формулируют в именительном падеже, указывают фамилию и должность основного докладчика по каждому из них.

Основная часть содержит по каждому вопросу повестки дня разделы "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ"). В первых двух разделах указывают соответственно фамилии докладчика и выступивших по каждому вопросу и приводят содержание основного доклада и выступлений по нему (в полной форме протокола).

Общество с ограниченной ответственностью «Капитал»

ПРОТОКОЛ 19.09.2012 №25 г.Сургут конкурсной комиссии

Председатель: А.А. Смирнова Секретарь: Ю.В. Соснина Присутствовали: Е.М. Прохорова, Ю.И. Семенов, И.И. Иванова

Повестка дня: проведение конкурса на должность секретаря. СЛУШАЛИ: И.И. Иванову – о необходимости должности секретаря в организации. ВЫСТУПИЛИ: Е.М. Прохорова – предложение своей кандидатуры на должность секретаря. Ю.И. Семенов – предложение своей кандидатуры на должность секретаря. ПОСТАНОВИЛИ: Принять на должность секретаря Е.М. Прохорову с 20.09.2012.

Председатель комиссии личная подпись А.А. Смирнов Секретарь личная подпись Ю.В. Соснина

Бланк протокола собрания учредителей

ОБРАЗЕЦ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, каком-либо вопросе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка может быть подана как по инициативе работника, так и по инициативе руководителя. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение.

Текст докладной записки делится на две части: • описание сложившейся ситуации (констатирующая часть); • выводы, предложения, просьбы.

Докладные записки могут быть как внутренними (направленными в структурное подразделение), так и внешними (направленными в вышестоящую организацию). Докладная записка обычно оформляется на простом листе бумаги формата А4 и содержит следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида документа, должность и фамилию адресата, дату, подпись составителя. Заголовок этого документа, как правило, начинается с предлога «о» («об»). Если записка адресована руководству учреждения, то достаточно подписи составителя, а если она направляется в вышестоящие инстанции, то необходима подпись руководителя учреждения-отправителя.

Отдел маркетинга и рекламы Генеральному директору отдела маркетинга и рекламы Д.Д.Дмитриеву

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

23.9.2012 №58

О замене компьютера Довожу до Вашего сведения, что в настоящее время я располагаю устаревшей моделью компьютера, которая имеет ненадежные эксплуатационные качества. Прошу рассмотреть вопрос о замене компьютера на более новую модель.

Секретарь-референт личная подпись В.В.Иванова

Образец докладной записки

Рекомендуемоемое пособие, содержащее образцы оформления документов