|
|
| (не показано 40 промежуточных версий 11 участников) |
| Строка 2: |
Строка 2: |
| | ([[Участник: Синебрюхова| Синебрюхова Юлия]],[[Участник: Евгения Орлова| Евгения Орлова]]) | | ([[Участник: Синебрюхова| Синебрюхова Юлия]],[[Участник: Евгения Орлова| Евгения Орлова]]) |
| | | | |
| − | ==Образцы оформления документов==
| + | В данном разделе представленны основные определения используемые в делопроизводстве. |
| − | ([[Участник: Волкова Виктория|Волкова Виктория]], ..)
| |
| | | | |
| − | ==Нормативно-методическая база== | + | ==[[Образцы оформления документов]]== |
| | + | ([[Участник: Волкова Виктория|Волкова Виктория]], |
| | + | [[Участник: Борисова Юлия|Борисова Юлия]], ..) |
| | | | |
| − | ([[Участник:Грабова Светлана|Грабова Светлана]], [[Участник:Эмиргамзаева Алина|Эмиргамзаева Алина]])
| + | В данном разделе представлена информация об образцах оформления документов, таких как: |
| | + | *Протокол |
| | + | *Справка |
| | + | *Докладная записка |
| | | | |
| − | ==[[Организация работы секретаря]]== | + | ==[[Нормативно-методическая база]]== |
| − | ([[Участник: Стукова Евгения|Евгения Стукова]]), ([[Участник: Тарасенко Екатерина|Екатерина Тарасенко]])
| |
| | | | |
| | + | ([[Участник:Грабова Светлана|Грабова Светлана]], [[Участник:Эмиргамзаева Алина|Эмиргамзаева Алина]]) |
| | | | |
| − | Секретарь работает в сфере управления. Управленческий труд, как и вообще любая работа сегодня, зиждется на основах научной организации труда, предполагающей такую рациональную постановку работы, при которой с наименьшими физическими, временными и финансовыми затратами достигаются наилучшие результаты.
| + | В данном разделе представлена информация о нормативно-методической базе в деятельности секретаря. В разделе рассмотрены основные составляющие элементы нормативно-методической базы (законы, нормативные правовые акты и методические документы). Дается характеристика таким нормативно-методическим документам, как: |
| | | | |
| − | Это означает, что нет такой работы, которая не должна быть правильно организована, и человек, выполняющий эту работу, должен быть обучен, КАК ее выполнять. Для этого всякая работа должна быть разложена на свои составные части, вплоть до простейших операций. Каждую часть надо организовать наилучшим образом, так как в любой работе нет мелочей, все должно быть продумано. Из таких продуманных, правильно организованных операций и сложится полная цепочка научно организованной работы. КАК правильно выполнять ту или иную работу, записывают в нормативно-методических документах.
| + | *Конституция |
| | | | |
| − | В сфере управления все работают главным образом с информацией и документами, выступающими ее носителями. Документ - объект и результат управленческого труда.
| + | *Кодексы |
| | | | |
| − | Любой труд сегодня совершенствуется путем внедрения машин. В сфере управления механизировать можно только работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Но машина предъявляет к обрабатываемым ею предметам жесткие требования. В отношении документов это требования к их формату, порядку оформления, изложению текста, организации обработки и работе с ними.
| + | *Федеральные законы |
| | | | |
| − | Нормативно-методические документы разрабатывают специальные учреждения, которым это поручается. Над тем, КАК правильно выполнить ту или иную операцию, работают целые коллективы за рубежом. Особенно много в этом направлении сделано в Соединенных Штатах Америки. Нормативно-методические документы по организации труда в сфере управления учитывают как традиционный ручной труд, так и современные автоматизированные технологии.
| + | *Указы и распоряжения Президента РФ |
| | | | |
| − | Пакет нормативно-методических документов всегда должен быть под рукой у секретаря, чтобы в любой момент уточнить, КАК правильно выполняется та или иная работа.
| + | *Постановления и распоряжения Правительства РФ |
| | | | |
| − | К общегосударственным нормативно-методическим документам, которые организация должна приобрести, относятся;
| + | *Национальные стандарты |
| | | | |
| − | - Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991;
| + | *Общероссийские классификаторы |
| | | | |
| − | - Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. -М., 1994;
| + | *Локальные нормативные акты |
| | | | |
| − | - ГОСТ Р 6.30-97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. «Требования коформлению документов». М.; Госстандарт России, 19974;
| + | ==[[Организация работы секретаря]]== |
| | + | ([[Участник: Стукова Евгения|Евгения Стукова]], [[Участник: Тарасенко Екатерина|Екатерина Тарасенко]]) |
| | | | |
| − | - Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988;
| |
| | | | |
| − | - Перечень документов с указанием сроков хранения (типовой или ведомственный); | + | Главная фигура делопроизводственного процесса — секретарь-референт. Его важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций, — оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Задача секретаря – сделать все, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. |
| | + | Секретарь работает в сфере управления.Труд секретаря многообразен, сложен и интересен. Он складывается из творческих, логических и технических операций. |
| | + | В данном разделе представлены материалы по организации работы секретаря, планированию его рабочего места, нормированию работы секретаря, советы по улучшению работы секретаря, а также особенности его должностной инструкции. |
| | | | |
| − | - Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (для учреждений, имеющих дело с любыми видами обращений граждан).
| + | ==[[Деловой этикет]]== |
| | | | |
| − |
| + | ([[Участник:Бусуркина|Дарья Бусуркина]], [[Участник: Альметова Альбина|Альбина Альметова]]) |
| | | | |
| − | * Стандарт распространяется на документы, "которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:
| + | В данном разделе описывается деловой и телефонный этикет секретаря. |
| | + | В нем содержатся правила поведения секретаря в организации при взаимодействии с руководителем и сотрудниками, правила телефонного этикета секретаря при общении с клиентами (приветствие, представление и прощание). Также перечислены несколько телефонных табу, соблюдая которые профессиональный секретарь создает благоприятный имидж компании. |
| | | | |
| − |
| + | ==[[Секретарское дело. Ресурсы в сети|Ресурсы в сети]]== |
| | | | |
| − | - федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык органов местного самоуправления;
| + | [[Категория: Учебный проект]] |
| | | | |
| − | - предприятий, организаций и их объединений независимо от орванизационно-правовой формы и вида деятельности" (ГОСТ Р 6.30-97, с,1).
| + | ([[Участник: Галиева|Галиева Динара]], [[Участник: Мадина|Бакиева Мадина]]) |
| | | | |
| − | Кроме того, надо знать, что работа с определенной категорией документов регламентируется специальными актами. Если секретарю приходится работать с бухгалтерскими документами, он должен иметь:
| |
| | | | |
| − | - Федеральный закон о бухгалтерском учете от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (в ред. Федерального закона от 23.07.98 № 123-ФЗ).
| + | В данном разделе представлена информация о журналах и электронных ресурсах о деятельности, обеспечивающих документирование и организацию работы с официальными документами, отражающие ведение и результаты производственной деятельности,в которых отражается финансовое состояние, работа с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Информация о документах обеспечиващих реализацию управленческих функций, в которых определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. От чего и во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом. |
| | | | |
| − | - Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.98 № 34н);
| + | ==Квалификационные требования== |
| − | | |
| − |
| |
| − | | |
| − |
| |
| − | | |
| − | Если секретарь ведет кадровую документацию, то ему необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.
| |
| − | | |
| − | Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.
| |
| − | | |
| − | Но помимо того, что секретарь должен знать, КАК выполнять ту или иную работу, он еще должен иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.
| |
| − | | |
| − | Труд секретаря многообразен, сложен и интересен. Он складывается из творческих, логических и технических операций. У секретаря-референта, секретаря-помощника творческая и логическая часть его работы значительно выше, чем у секретаря технического, она занимает большую часть его рабочего времени. Но и у секретаря-референта, как и у любого управленца много технических операций, в том числе и в работе с документами. Например, снятие копии, подбор экземпляров, сшивание документов, приведение в порядок рабочего места и т.д.
| |
| − | | |
| − | Достаточно часто секретарь бывает перегружен сверх меры. Для того, чтобы грамотно обосновать свою перегрузку, показать, что объем работ превышает рабочий день и рассчитать количество необходимых работников, надо хотя бы приблизительно знать нормы времени на выполняемые секретарем виды работ.
| |
| − | | |
| − | Следует сразу оговориться, что творческие и логические операции достаточно трудно поддаются нормированию, но тем не менее Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда Российской Федерации сделаны первые попытки определения норм времени на подготовку даже таких сложных организационных документов, как положения о структурном подразделении, инструкции, регламента, распорядительных документов (приказа, указания, постановления, решения), докладной записки, запроса и т.д.
| |
| − | | |
| − | Существует достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Все они разработаны Центральным бюро нормативов по труду. Секретарь может воспользоваться следующими актами:
| |
| − | | |
| − | - Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72).-М., 1995;
| |
| − | | |
| − | - Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42).- М., 1988;
| |
| − | | |
| − | - Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152)-М., 1993;
| |
| − | | |
| − | - Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (ут-
| |
| − | | |
| − | верждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС
| |
| − | | |
| − | от 19 июня 1984 г. №189/11-64).-М., 1988;
| |
| − | | |
| − | - Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по
| |
| − | | |
| − | комплектованию и учету кадров. — М., 1991.
| |
| − | | |
| − | Последний нормативный документ нужен в том случае, если на секретаря-референта фирмы возложены и обязанности оформления кадровой документации.
| |
| − | | |
| − | Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.
| |
| − | | |
| − | Что же можно найти в указанных выше документах?
| |
| − | | |
| − | В "Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы" предусмотрены действующие сегодня три вида размеров интервала при печатании документа: 1 интервал; 1,5 интервала; 2 интервала. За единицу измерения при машинописных работах принята страница формата А4 -210x297 мм, напечатанная с одной стороны.
| |
| − | | |
| − | Нормально заполненной считается страница, на которой размещается 29-31 строка текста (1860 знаков) при печати через 2 интервала; 38-41 строка (2450 знаков) -через 1,5 интервала или 58-61 строка (3630 знаков) - через 1 интервал с учетом того, что каждая строка включает 60-64 печатных знака.
| |
| − | | |
| − | В "Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы" по состоянию оригинала, с которого производится печатание, предусматриваются три группы сложности:
| |
| − | | |
| − | I группа - печатный или разборчивый рукописный оригинал.
| |
| − | | |
| − | II группа - печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение, до 50% текста.
| |
| − | | |
| − | III группа-неразборчивый рукописный оригинал с большим количе
| |
| − | | |
| − | ством поправок, превышающих 50% текста, мелкий типографский шрифт.
| |
| − | | |
| − | Группы сложности надо учитывать и при изготовлении документов на компьютере, если вы вводите текст с рукописи.
| |
| − | | |
| − | Кроме того, в нормах времени учитывается печатание без вертикального графления и с вертикальным графлением, печатание сдикто-фона. Например:
| |
| − | | |
| − | Нормы времени и нормы выработки при печатании с применением диктофона5
| |
| − | | |
| − | Нормы времени на одну страницу - в минутах Нормы выработки - в страницах за смену
| |
| − | | |
| − | Печатание на типовых бланках (формах, таблицах) имеет уже другие нормы6.
| |
| − | | |
| − | Эти же нормы с незначительными поправками используются и при печати документов на компьютере. При этом надо учитывать отличия во вспомогательных операциях (прокладка листов копировальной бумагой и закладка листов в пишущую машину, с одной стороны, включение компьютера, вызов программы, сохранение файла и его печать на принтере-с другой).
| |
| − | | |
| − | Все эти нормы используются во всех случаях, когда есть работы по изготовлению документов.
| |
| − | | |
| − | Однако обратите внимание, что в различных нормативах нормы времени на машинописные работы могут указываться или в минутах, или в часах. Следовательно, 0,05 часа-это 3 мин., 0,1 ч. -6 мин., 0,2 ч. -12 мин, 0,25ч. -15 мин., 0,33ч. -20 мин., 0,4 ч. -24 мин., 0,5ч. -30 мин., 0,6 ч. - 36 мин., 0,75 ч. - 45 мин. Это обязательно надо учесть, когда вы разбираетесь в нормах времени.
| |
| − | | |
| − | Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления приводятся как для традиционных (ручных) технологий, так и для автоматизированных. Это позволяет особенно наглядно видеть временной выигрыш при автоматизации управленческого труда.
| |
| − | | |
| − | Хотя в названиях перечисленных выше нормативов времени отражены прежде всего работы, связанные с документами, "Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления" содержат такие важные для секретаря разделы, как "Секретарско-референтские работы", где приводятся и виды работ по бездокументному обслуживанию:
| |
| − | | |
| − | V прием посетителей;
| |
| − | | |
| − | V ведение телефонных переговоров;
| |
| − | | |
| − | V вызов абонента к руководителю;
| |
| − | | |
| − | V организация связи руководителя с необходимыми лицами;
| |
| − | | |
| − | V получение информации по запросу руководителя об интересующем его лице;
| |
| − | | |
| − | V устная передача (сообщение) руководителю необходимой информации;
| |
| − | | |
| − | V вызов участников совещания по телефону;
| |
| | | | |
| − | V заказ пропуска по телефону.
| + | ==[[Образцы организационно-распорядительных документов-ОРД]]== |
| | + | [[Категория: Учебный проект]] |
| | + | ([[Участник:Абдулхаликова Оксана|Абдулхаликова Оксана]], [[Участник:Давыдова Дарья|Давыдова Дарья]]) |
| | | | |
| − | Не менее интересен для секретаря раздел "Документирование коллегиальной деятельности". Секретарь найдет в нем все этапы работы по подготовке совещания, оформлению документов, техническому обслуживанию совещания.
| + | В данном разделе представлена информация об оформлении организационно-распорядительных документов: |
| | + | *Приказ |
| | + | *Распоряжение |
| | + | *Выписка из приказа |
| | | | |
| − | Во всех названных документах не только указываются виды работ с определением норм времени на их выполнение, но и последовательно перечисляется содержание работы, т.е. работа раскладывается на составляющие ее операции.
| |
| | | | |
| − | Например, раздел «Секретарско-референтские работы».
| + | [[Категория:делопроизводство]] |
| − | | + | [[Категория:этикет]] |
| − | "Содержание работы: Организация работы руководителя, прием посетителей, подготовка совещаний, ведение телефонных переговоров, работа со служебной корреспонденцией, контроль распоряжений руководителя, обеспечение справочно-информационного обслуживания, выполнение машинописных, стенографических, множительных работ"7.
| + | [[Категория:менеджмент]] |
| − | | + | [[Категория:секретарь]] |
| − | Такое раскрытие видов работ позволяет использовать нормативы времени какоснову при составлении должностной инструкции.
| |
| − | | |
| − | Для секретарей-референтов, в обязанности которых включена и кадровая функция, "Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров" являются незаменимым справочником при выполнении целого ряда работ, так как здесь подробно раскрыто их содержание.
| |
| − | | |
| − | Нормативы времени для начинающих или не получивших профессиональную подготовку секретарей, особенно та часть нормативов времени, в которой раскрывается содержание работ, помогут ничего не упустить и правильно выполнить или оформить те виды операций, которые им мало знакомы или вызывают у них затруднения.
| |
| − | | |
| − | Но помимо норм времени на основные виды работ, в указанных сборниках всегда освещаются и вопросы организации труда, режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест, санитарные нормы.
| |
| − | | |
| − | Секретарь может найти в этих нормативных актах много полезных для себя советов.
| |
| − | | |
| − | Знание норм времени на выполняемые виды работ позволяет правильно планировать рабочий день и вовремя успеть выполнить все задания руководителя.
| |
| − | | |
| − | [[]] | |
| − | | |
| − | ==[[Деловой этикет]]==
| |
| − | | |
| − | ([[Участник:Бусуркина|Дарья Бусуркина]], [[Участник: Альметова Альбина|Альбина Альметова]])
| |
| − | | |
| − | ==[[Ресурсы в сети]]==
| |
| − | | |
| − | ([[Участник: Галиева|Галиева Динара]], [[Участник: Мадина|Бакиева Мадина]])
| |
| − | ==Квалификационные требования==
| |
( Синебрюхова Юлия, Евгения Орлова)
В данном разделе представленны основные определения используемые в делопроизводстве.
(Волкова Виктория,
Борисова Юлия, ..)
В данном разделе представлена информация об образцах оформления документов, таких как:
- Протокол
- Справка
- Докладная записка
(Грабова Светлана, Эмиргамзаева Алина)
В данном разделе представлена информация о нормативно-методической базе в деятельности секретаря. В разделе рассмотрены основные составляющие элементы нормативно-методической базы (законы, нормативные правовые акты и методические документы). Дается характеристика таким нормативно-методическим документам, как:
- Указы и распоряжения Президента РФ
- Постановления и распоряжения Правительства РФ
- Общероссийские классификаторы
- Локальные нормативные акты
(Евгения Стукова, Екатерина Тарасенко)
Главная фигура делопроизводственного процесса — секретарь-референт. Его важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций, — оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Задача секретаря – сделать все, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно.
Секретарь работает в сфере управления.Труд секретаря многообразен, сложен и интересен. Он складывается из творческих, логических и технических операций.
В данном разделе представлены материалы по организации работы секретаря, планированию его рабочего места, нормированию работы секретаря, советы по улучшению работы секретаря, а также особенности его должностной инструкции.
(Дарья Бусуркина, Альбина Альметова)
В данном разделе описывается деловой и телефонный этикет секретаря.
В нем содержатся правила поведения секретаря в организации при взаимодействии с руководителем и сотрудниками, правила телефонного этикета секретаря при общении с клиентами (приветствие, представление и прощание). Также перечислены несколько телефонных табу, соблюдая которые профессиональный секретарь создает благоприятный имидж компании.
(Галиева Динара, Бакиева Мадина)
В данном разделе представлена информация о журналах и электронных ресурсах о деятельности, обеспечивающих документирование и организацию работы с официальными документами, отражающие ведение и результаты производственной деятельности,в которых отражается финансовое состояние, работа с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Информация о документах обеспечиващих реализацию управленческих функций, в которых определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. От чего и во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Квалификационные требования
(Абдулхаликова Оксана, Давыдова Дарья)
В данном разделе представлена информация об оформлении организационно-распорядительных документов:
- Приказ
- Распоряжение
- Выписка из приказа
