Терминологический словарь секретаря

Материал из SurWiki
Перейти к навигации Перейти к поиску

Краткий словарь терминов в области делопроизводства


А

  • АДРЕСАТ - получатель.
  • АДРЕСАНТ - отправитель.
  • АКТ - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
  • АКЦЕПТ - согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.
  • АНКЕТА - документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.(пример)
  • АННОТАЦИЯ - краткое изложение первоисточника.(пример)
  • АРХИВНАЯ ВЫПИСКА - дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.
  • АРХИВНАЯ СПРАВКА - справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмету или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке.
  • АСПЕКТ - точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

Б

  • БЛАНК - белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами. которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.).

В

  • ВЕДОМОСТЬ - перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.).
  • ВИЗА - подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.
  • ВНУТРЕННИЙ АДРЕС ПИСЬМА - наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.
  • ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ - документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.
  • ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ - документ, поступивший в учреждение.
  • ВЫПИСКА - копия части текстового документа.


Г

  • ГРАФИК - текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.
  • ГРИФ - пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции ("секретно", "срочно", "не подлежит оглашению, "личною).


Д

  • ДАТА - число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.
  • ДЕЛО - единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.
  • ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО - документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.
  • ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.
  • ДИРЕКТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.
  • ДОВЕРЕННОСТЬ - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.
  • ДОГОВОР - документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон.
  • ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
  • ДОКУМЕНТ - информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.
  • ДОКУМЕНТООБОРОТ -
 	1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения ч.1и отправки;
 	2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени. ДОСЬЕ - документы, относящиеся к какому-либо делу.
  • ДУБЛИКАТ - экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.


З

  • ЗАЯВЛЕНИЕ - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т.д.).


И

  • ИЗВЕЩЕНИЕ - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие.
  • ИНДЕКС - условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.
  • ИНДЕКСАЦИЯ - проставление индекса.
  • ИНДЕКС ДЕЛА - порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела.
  • ИНИЦИАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.
  • ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ - документ, отправленный из учреждения.


К

  • КЛАССИФИКАЦИОННЫЙ ИНДЕКС - условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках *систематического и других каталогов. Может проставляться и на документах, и на делах.
  • КОНСЕРВАЦИЯ ДОКУМЕНТА - предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.
  • КОНТРАКТ - договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.
  • КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ - талон для индивидуальной регистрации .документов, включающий резолюцию и тему письма.
  • КОРРЕСПОНДЕНТ - учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.


Л

  • ЛИМИТ - документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов.
  • ИЦЕВОЙ СЧЕТ - бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации *или лицу и содержащий денежные расчеты с ним.
  • ЛИЧНОЕ ДЕЛО - дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).


М

  • МАШИНОЧИТАЕМЫЙ ТЕКСТ - документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств


Н

  • НАРЯД - документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им зарплаты.
  • НАРЯД-ЗАКАЗ - плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы.
  • НОМЕНКЛАТУРА - перечень наименований.
  • НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ - систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.
  • НОМЕР ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА - регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.
  • НОМЕР ИСХОДЯЩЕГО ДЕЛА - регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.
  • НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.
  • НОРМАТИВЫ - документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).
  • НОРМЫ - документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (Н. выработки, Н. выдачи чего-либо).


О

  • ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА -
 	1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);
 	2) сообщение должностного лица. поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
  • ОПИСЬ - юридически оформленный перечень документов.
  • ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА -
 	1) первоначальный экземпляр документа;
 	2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
  • ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ - отметки о степени секретности и срочности исполнения документов.
  • ОТЧЕТ - документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению как должностному лицу.
  • ОФЕРТА- см. Предложение.
  • ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ -документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.


П

  • ПИСЬМО - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.
  • ПОВЕСТКА - официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению - выслать своего представителя.
  • ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА -
 	1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом;
 	2) рукопись.
  • ПОДПИСЬ НА ДОКУМЕНТЕ - подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа.
  • ПОЛОЖЕНИЕ -
 	1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий;
 	2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.
  • ПРЕДЛОЖЕНИЕ - письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях; ОФЕРТА.
  • ПРЕДМЕТНЫЙ КАТАЛОГ - каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.
  • ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ - указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.
  • ПРЕДСТАВЛЕНИЕ - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.
  • ПРЕЙСКУРАНТ - перечень видов работ, услуг, продукции, товаров и т.д. с указанием цен и расценок.
  • ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО - письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.
  • ПРИКАЗ -
 	1) правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности;
 	2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.
  • ПРОГРАММА - документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.
  • ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА - предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
  • ПРОТОКОЛ - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.


Р

  • РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов.
  • РАСПИСАНИЕ - объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.
  • РАСПОРЯЖЕНИЕ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга Должностных лиц и граждан.
  • РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП - штамп, содержащий название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.
  • РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА - карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.
  • РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА - порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.
  • РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ - запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.
  • РЕЕСТР - перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (например, Р. описей).
  • РЕЗОЛЮЦИЯ - решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.
  • РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ - письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.
  • РЕКВИЗИТЫ - обязательные элементы служебного документа.
  • РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА - обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.
  • РЕКЛАМАЦИОННОЕ ПИСЬМО - заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.
  • РЕФЕРАТ - краткое письменное изложение первоисточника.
  • РЕШЕНИЕ -
 	1) правовой акт: принимаемый исполкомами Советов на родных депутатов в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами - коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т.д.;
 	2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже;
 	3) резолюция собрания, совещания и т.д.


С

  • СВОБОДНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ - предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной.
  • СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ (разг.) - опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив.
  • СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ - принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.
  • СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
  • СОСТАВ УДОСТОВЕРЕНИЯ - подпись и печать.
  • СПЕЦИФИКАЦИЯ - документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа(пример).
  • СПИСОК - перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.
  • СПРАВКА -
 	1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий;
 	2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
  • СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД - совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.
  • СТАНДАРТ - нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требований к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ.
  • СТЕНОГРАММА - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.
  • СЧЕТ - документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.

Т

  • ТАБЕЛЬ - перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости).
  • ТАБЛИЦА - документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.
  • ТАБУЛЯГРАММА - таблица, составленная табулятором на основе автоматического восприятия данных с перфокарт, перфолент и т.д.
  • ТАЛОН ОБРАТНОЙ СВЯЗИ - документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).
  • ТВЕРДОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ - предложение, оформляемое лишь дли одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением.
  • ТЕЗАУРУС - словарь-справочник, в котором перечисляются нес лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слом и словосочетания естественного языка.
  • ТЕЗИСЫ - краткое изложение текста документа или выступления.
  • ТЕЛЕГРАММА - обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.
  • ТЕЛЕКС - телеграмма, посланная по телетайпу.
  • ТЕЛЕТАЙП - телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.
  • ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ - документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.
  • ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ - обобщающее название документов. отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделии промышленного производства.
  • ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ - обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт. инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.
  • ТИПОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ (тексты-аналоги) -
 	1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам;
 	2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. структура) или отдельных се сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.
  • ТРАФАРЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) н дополняющее его конкретное содержание.


У

  • УКАЗАНИЕ -
 	1) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления;
 	2) документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.
  • УКАЗАТЕЛЬ - систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.


Ф

  • ФАКСИМИЛЕ -
 	1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу;
 	2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.
  • ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО - гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).
  • ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).


Ц

  • ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО - письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.


Э

  • ЭКСПЕДИЦИЯ - специальный аппарат учреждения по приему документов.


Ю

  • ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО - учреждение, предприятие или организация, выступающие в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.


Я

  • ЯЗЫКОВАЯ ФОРМУЛА (ДОКУМЕНТА) - слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: "Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №... в ... отделении... банках; сопроводительного - "Направляю...", "Высылаю..." и т.д.

http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1658

http://www.dist-cons.ru/modules/docob/section14.html

http://www.edou.ru/enc/dictionary/

Источник — https://surwiki.admsurgut.ru/wiki/index.php?title=Терминологический_словарь_секретаря&oldid=66304