Личные документы

Личные документы - это официальные документы, удостоверяющие личность их владельца, его права, обязанности и общественное положение, содержащие биографические и другие сведения о нем. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Введение

Вопросы обеспечения сохранности документов по личному составу, принципы их экспертизы и отбора на государственное хранение неоднократно рассматривались уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела в различные периоды его деятельности. Однако долговременный срок хранения основных видов документов данной категории в ведомственных архивах на фоне стабильности существования организаций и предприятий не требовал принятия решений, существенно менявших подходы к организации работы с документами по личному составу. Кардинальные социально-экономические перемены в развитии государства в 90-е годы 20 в. значительно повлияли на общие тенденции организации архивного дела и, естественным образом на роль документированной информации в жизни общества. В частности, существенно изменилась и выросла роль документов по личному составу.

Информационные потребности настоящего времени отводят документам по личному составу роль исторического источника, являющегося носителем сведений генеалогического, историко-биографического, социально-демографического характера. Однако основное значение данной группы документов в течение установленного долговременного срока их хранения заключается в обеспечении социальных прав граждан. Вместе с тем, в настоящее время существует проблема сохранности документов по личному составу, связанная с изменением форм собственности организаций, предприятий, а также с их массовой ликвидацией.

В этой ситуации возникает необходимость повышенного внимания архивистов к организации обеспечения сохранности документов по личному составу в ведомственных архивах. Главным же образом, учитывая социальное, а также историко-биографическое значение документов, необходимо направить свое внимание на расширение видового состава описей документов по личному составу. Такой подход существенно повысит их социальную функцию и одновременно отразит тенденцию времени, связанную с возросшим интересом пользователя к документам по личному составу. В связи с этим уже сегодня нужно задуматься об экспертизе ценности документов по личному составу с пометкой «ЭПК», определяющей сроки хранения значительной их части.

В настоящих методических рекомендациях приведена общая классификация документов по личному составу, принципы их экспертизы ценности и отбора на государственное хранение, правила формирования дел, описания документов, составления и оформления описи, особенности передачи дел по личному составу ликвидированных учреждений и организаций на государственное хранение. Составлен примерный перечень документов по личному составу постоянного и долговременного сроков хранения, образующихся в деятельности организаций. Примерный перечень составлен на основании перечней типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, различных министерств, ведомств, с указанием сроков хранения, а также некоторых примерных номенклатур дел учреждений социальной сферы.

Виды личных документов

В случае персонального обращения с просьбами, жалобами, ходатайствами и т.п. к руководству предприятия или организации составляются документы личного характера, автором документа является его составитель. К таким документам относятся:

• резюме;

• автобиография;

• заявление;

• расписка;

• доверенность (личная).

Текст их может быть произвольным и составляется самим автором, но реквизиты: наименование вида документа, дата, подпись должны быть обязательно в любом из этих документов.

Резюме

Резюме - документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве. Резюме является предельно краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. Изучение резюме является обязательной процедурой при подборе персонала на любую должность.

Резюме содержит:

• персональные данные (Ф.И.О., домашний адрес, телефон, дата рождения, семейное положение, гражданство);

• цель трудоустройства (указание должности, на которую претендует кандидат);

• образование (указываются в обратной хронологической последовательности наименования всех учебных заведений, начиная с последнего места учебы);

• опыт работы (список предыдущих мест работы, включая работы временного характера, с указанием занимаемых должностей и дат);

• профессиональные навыки;

• общественная деятельность;

• дополнительная информация (иностранные языки, водительские права, возможность или желание совершать поездки в рамках служебных обязанностей, знание ПК, личные качества и т.д.);

• рекомендации (с указанием фамилий и телефонов).

Резюме приобретают все большую популярность в условиях поиска возможностей трудоустройства. Особенностью данного до­кумента является изложение сведений о своем образовании и тру­довой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме могут быть указаны любые дополнительные све­дения о своих профессиональных навыках. В состав данных обязательно включается информация, которая может повлиять на решение о приеме на данную должность.

Пункты должны формулироваться в нейтральном стиле. В России резюме имеет необязательный информационно - рекламный характер и обычно не является документом, несущим правовую нагрузку.

Пример составления:

Желаемая должность: Директор ресторана Стартовый оклад: по договоренности Тип работы: Полный рабочий день

ЛИЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Город: Москва

Район проживания: Краснопресненский район

Образование: Высшее

Вероисповедание: Православие

Дата рождения: 10 июня 1973 г. (34 года)

Пол: Мужской

Семейное положение: Женат, дети есть

ОПЫТ РАБОТЫ

Период работы: С октября 2006 по март 2007 года

Должность: Управляющий директор (Полная занятость)

В компании: ООО «Веселая Компания», г. Москва

Ресторан-клуб «Кочерыжка»

Должностные обязанности:

• Разработка концепции нового ресторана.
• Разработка и формирование штатного расписания.
• Разработка регламента для персонала.
• Финансовый контроль и бюджетирование.
• Подбор и обучение персонала.
• Проведение банкетов и корпоративных вечеринок (до 300 человек).
• Разработка промо-мероприятий.
• Разработка концертных мероприятий.

Период работы: С апреля 2006 по сентябрь 2006 года

Должность: Антикризисный управляющий директор (Полная занятость)

В компании: ООО ТД «Дикий хутор», г. Москва

Ресторан-клуб «Колоннада»

Должностные обязанности:

• Финансовый контроль и бюджетирование.
• Разработка новой стратегии ресторана-клуба.
• Формирование боеспособного коллектива.
• Переоборудование производства.
• Увеличение количества концертных программ с 8 до 18 в месяц.
• Проведение промо-мероприятий с участием «звезд» эстрады.

Период работы: С октября 2005 по декабрь 2006 года

Должность: Исполнительный директор (Полная занятость)

В компании: ООО «Золотой кирпич», г. Москва

Должностные обязанности:

• Формирование концепции и открытие проекта «с нуля».
• Презентация проекта
• Стратегическое планирование.
• Разработка корпоративного стиля заведения.
• Разработка штатного расписания.
• Разработка меню кухни и бара.
• Разработка регламента для персонала.
• Закупка инвентаря и оборудования.
• Установка компьютерной сети и программного обеспечения.
• Подбор и обучение персонала.
• Разработка промо-мероприятий.
• Финансовый контроль и бюджетирование.

Период работы: С августа 2004 по сентябрь 2005 года

Должность: Генеральный директор (Полная занятость)

В компании: ЗАО «Ab zats», г. Москва

Должностные обязанности:

• Поиск перспективных помещений для открытия новых ресторанов в г. Москве.
• Разработка концепций и бизнес-планов применительно к месторасположению объекта.
• Ведение переговоров с собственниками и арендодателями.
• Работа с документами.
• Консалтинговые услуги.

ОБРАЗОВАНИЕ

Учебное заведение: Московская академия туристического и гостинично-ресторанного бизнеса, г. Москва

Дата окончания: Декабрь 2002 года

Факультет: Экономический факультет

Специальность: Экономист-менеджер

КУРСЫ И ТРЕНИНГИ

Название курса: Кулинарная практика

Учебное заведение: Ресторан «Cave Nick» (Лондон)

Дата окончания: Сентябрь 1998 года

ИНОСТРАННЫЕ ЯЗЫКИ И КОМПЬЮТЕРНЫЕ НАВЫКИ

Aнглийский язык: Разговорный

Компьютерные навыки: Программы Windows, R-Keeper

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Водительские права: Категория B

Занятия в свободное время: Свободное время уделяю семье.

Своими сильными сторонами считаю коммуникабельность, системное мышление, ориентированность на результат, позитивное отношение к жизни, хорошие управленческие навыки.

Наиболее важные достижения:

• Прошел путь от повара до директора ресторана.
• Знаю основных поставщиков продуктов питания. Знаком с производителями, импортерами и дистрибьюторами алкогольной и безалкогольной продукции, табачных и сигарных изделий. *Обладаю базой поставщиков оборудования, посуды и инвентаря.
• Большой опыт открытий ресторанов «с нуля».
• Стратегическое планирование.
• Опыт антикризисного управления.
• Опыт работы в сетевых проектах.
• Подбор и обучение персонала (бармены, официанты, управляющий персонал).

Являюсь бизнес-консультантом независимого учебно-консалтингового центра «Помоги себе сам».

Дополнительные сведения:

Женат. Имею двоих дочерей.

Автобиография

Автобиография - документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме (без исправления и помарок) дает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности. В автобиографии должны быть отражены: фамилия, имя, отчество, причины изменения фамилии, год и место рождения, социальное положение, образование, какие учебные заведения заканчивали и по какой специальности, трудовая деятельность с указанием в прямой хронологическом порядке времени, должности и места работы, причин перехода на другую работу и перерывов в работе более одного месяца, служба в Российской армии, награды, поощрения, взыскания, судимость, семейное положение, основные сведения о ближайших родственниках и иные сведения.

Используется повествовательная форма изложения от первого лица. Автобиография подписывается и датируется составившим ее лицом.

Пример составления

Я Поддубный Корней Иванович, родился 10 марта 1968 года в городе Сватово Луганской области. После окончания в 1984 году Сватовской средней школы № 2 работал простым рабочим на Сватовском заводе торгового оборудования слесарем - наладчиком токарных станков. С 1986 по 1988 год - служба в Армии. C 1991 года - студент механико - математического факультета Харьковского государственного университета. Закончил ХГУ в 1993 году по профессии преподаватель математики. С 1993 года работаю учителем математики в школе №8 города Сватово. С 1994 исполняю обязанности председателя профкома школы (на общественных началах). Состав семьи: жена, - Поддубная Надежда Фёдоровна, 1970 года рождения, заведующая детским садом "Малыш" города Сватово. Сын, - Поддубный Владимир, 1992 года рождения школьник СШ № 8.

Домашний адрес:

92600, город Сватово, улица Весёлая, дом 54, тел. 3-11-99

Дата Подпись

Заявление

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный должностному лицу или организации. Как правило, в организации формы заявлений унифицированы и представлены в виде бланков, например, заявление о приеме на работу, об увольнение. Законодательством не предусмотрено обязательное составление гражданами заявления о приеме на работу. Все необходимые сведения об их предстоящей деятельности и оплате труда включаются в трудовой договор. Однако практика написания заявления о приеме на работу сложилась исторически и имеет достаточно устойчивую форму обращения гражданина.

Для заявления характерны следующие реквизиты:

• адресат;

• заявитель (необходимо полностью прописать имя, отчество, фамилию);

• наименования вида документа (заявление);
• текст;

• подпись и расшифровку подписи;

• дата составления.

Заявление оформляется на листе бумаги формата А4, текст составляется в произвольной форме. В заявлении не принято писать предлог «от» (кого) и употреблять обороты: «весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.

Пример составления:

Заявление о принудительном исполнении обязанностей и компенсации морального ущерба

В Коминтерновский районный суд г. Харькова

г. Харьков, пер. Брянский, 5

Истец: Иванова Анна Ивановна, г. Харьков, ул. Тарасовская, 14, кв. 75

Ответчик: Общество с ограниченной ответственностью

«Телепат-2000», г. Харьков, ул. Тарасовская, 18.

Цена иска: 1000 грн.

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ

о принудительном исполнении обязанностей и компенсации морального ущерба

20 июня 2008 г. я, Иванова Анна Ивановна, подала жалобу в общество с ограниченной ответственностью «Телепат-2000» на продавца магазина «Овощи», сотрудника указанного общества, Серегина Николая Петровича, с просьбой принять к нему меры дисциплинарного воздействия в связи с его недостойным поведением.

С момента подачи заявления до сегодня, 05 сентября 2008 года, прошло более двух месяцев, однако письменный ответ на мою жалобу от ООО «Телепат-2000» я не получила. В соответствии со ст. 19 Закона Украины «Об обращениях граждан» в предприятия, учреждения, организации, независимо от форм собственности, обязаны письменно уведомлять гражданина о результатах проверки заявления или обращения и о сути принятого решения. Согласно ст. 20 Закона Украины «Об обращениях граждан» обращения рассматриваются и решаются в срок не более одного месяца со дня их поступления, а те, которые не требуют дополнительного изучения, — безотлагательно, но не позднее пятнадцати дней с дня их получения. Если в месячный срок решить затронутые в обращении вопросы невозможно, руководитель соответствующего органа, предприятия, организации или его заместитель устанавливают необходимый срок для его рассмотрения, о чем сообщается лицу, которое подало обращение. При этом общий срок решения вопросов, затронутых в обращении, не может превышать сорока пяти дней.

Магазин «Овощи» — единственный ближайший магазин в моем районе, вследствие чего не заходить в него для меня не представляется возможным. Отсутствие ответа, причиняет мне моральные страдания, поскольку мои законные требования остались без внимания и ответа. Таким образом, противоправными действиями ответчика мне причинен моральный вред, который я оцениваю в 1000 грн. На основании изложенного, руководствуясь ст.ст. 4, 19, 20 Закона Украины «Об обращениях граждан», ст.ст. 1167, 1173 Гражданского кодекса Украины,

ПРОШУ СУД

1. Обязать общество з ограниченной ответственностью «Телепат-2000» дать письменный ответ по результатам рассмотрения заявления Ивановой А.И. от 20.06.2008 г. 2. Взыскать с общества з ограниченной ответственностью «Телепат-2000» в пользу Ивановой Анны Ивановны компенсацию морального ущерба, причиненного ей в сумме 1000 грн.

Приложения:

1.Копия заявления Ивановой А. И. от 20.06.08 с отметкой о принятии — 1л.

2.Квитанция об уплате госпошлины — 1 л.

3.Копия данного иска для ответчика — 2 л.

5 сентября 2008 г. А. И. Иванова

Расписка

Расписка - это документ, подтверждающий получение каких - либо материальных ценностей. Расписка содержит следующие реквизиты: наименование вида документа; дата; текст; подпись и расшифровка подписи лица, давшего расписку. Текст расписки включает указание должности, фамилии, имени, отчества лица, выдавшего и получившего что-либо; перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и в скобках прописью с большой буквы).

Пример составления

Я, Васильев Николай Петрович, секретарь педучилища, получил от профкома 20 (двадцать) руб. на организацию новогодней елки.

28/ХII—2012 г. Васильев

Личная доверенность

Личная доверенность - это документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных или товарно-материальных ценностей от лица доверителя.

По своему назначению доверенность является документом для представительства доверенного лица от имени доверителя перед третьими лицами. Доверенности бывают двух разновидностей: официальные и личные. Официальные доверенности выдаются представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени предприятия. Такая доверенность имеет унифицированную форму и строгий учет на предприятии.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий и стипендий, вкладов в банках, корреспонденции. Перечисленные доверенности нотариального удостоверения не требуют и имеют следующие реквизиты:

• наименования вида документа;

• дата;

• текст (с указанием Ф.И.О. , паспортных данных доверителя и доверенного лица, вида действий по доверенности)
• подпись и расшифровку подписи доверителя;

• подпись должностного лица, заверившего доверенность;
• печать организации, в которой доверитель работает, учится или жилищно-эксплуатационной организации по месту жительства.

Доверенности выдаются, как правило, на срок определенных действий. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет свою юридическую силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность считается недействительной, если в ней отсутствует дата выдачи.

Пример составления

Доверенность

Я, Иванов Иван Иванович, студент экономического факультета группы ЕФ-42 ХНУ, доверяю Петрову Петру Петровичу, за его паспортом серии БА №447019, выданным 10.03.90 ЦВМ Приморского РВХМУУ МВД Украины в Московской обл., получить в кассе университета надлежащие мне деньги для командировки согласно с приказом № 146 от 15.04.10.

17.04.10 (подпись)

Подпись студента Иванова И. И. удостоверяю:

Декан экономического. факультета * (подпись) Н. П. Сидоров

19.04.10