Деловая переписка

Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) – понятие собирательное. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для обмена информацией в деловой деятельности организаций и граждан. Об основаниях классификации деловой переписки, классификации писем по назначению в деловой деятельности читайте в статье.

Основания для классификации деловой переписки

Наиболее важной для ведения переписки в деловой деятельности представляется классификация переписки по следующим основаниям: Вид связи, используемой для доставки сообщения корреспонденту - Деловые (служебные) письма - документы, направляемые адресату (организации или лицу) по почтовой связи. Виды деловой переписки, пересылаемые по каналам электросвязи: Телеграмма - документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (лицом) и направляемый адресату (организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования. Телекс - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), в т. ч. делового письма, переданного по факсимильной связи. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно -справочного характера, передаваемый и получаемый по информационно -телекоммуникационной сети. Область применения - Управленческая переписка - переписка в сфере административного управления; коммерческая переписка - переписка в сфере предпринимательской деятельности; производственная переписка - переписка в сфере производства товаров и услуг; личная переписка - переписка вне сферы официальных отношений Статус автора - Письма организаций (юридических лиц), письма физических лиц (граждан) Количество адресатов - Деловые письма, направляемые: в один адрес, в несколько адресов Роль в информационном обмене - Инициативные письма, письма-ответы Уровень типизации текста - Письма, составляемые на основе унифицированных форм, нерегламентированные письма Место в иерархии органов власти и управления и т. д. - Письма вышестоящих организаций, подведомственных организаций, сторонних организаций Тематика - Письма по финансовым вопросам, по вопросам материально-технического обеспечения, по правовым вопросам и др. Характер воздействия на адресата - Деловые письма - письма, составляемые для разрешения вопросов деловой деятельности; этикетные письма - письма, составляемые для воздействия на эмоциональную сферу адресата

Классификация писем по назначению в деловой деятельности

Наиболее сложной является классификация писем по назначению в деловой деятельности. С этой точки зрения можно выделить несколько групп писем, каждая из которых представлена несколькими разновидностями:

1. Письма информационного характера

- письма, основным назначением которых является ин-формирование адресата. В зависимости от условий и целей информирования в этой группе выделяется несколько разновидностей. 

Информационное письмо - Письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Такие письма нередко носят типовой характер и рассылаются по списку организациям определенного типа. В информационных письмах могут разъясняться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов и даваться рекомендации по их применению

Сообщаем, что приказом Мининформсвязи России от 18.12.2006 № 655 утверждена Инструкция о порядке заполнения типовых форм по предоставлению статистических данных о работе цифровых систем коммутации. Данная Инструкция размещена на WEB-сервере Мининформсвязи России (адрес: www.ptti.gov.ru) в разделе "Документы". Письмо-сообщение - Письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос

Сообщаем Вам, что по проекту постановления правительства Москвы "Об организации альтернативной гражданской службы в Москве" замечаний и предложений не имеем.

Сопроводительное письмо - Используется для отправки документов, не имеющих адресной части.

Представляем на рассмотрение и утверждение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов. Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз. 2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз. Письмо-напоминание - Письмо, цель которого - побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности

Напоминаем, что ваша организация ООО "Магистраль" (лицевой счет № 15958) является должником по абонентской плате за пользование услугами связи. Задолженность на сентябрь 2006 г. составила 1450,36 руб. Просим срочно произвести оплату и сообщить об этом по телефону 352-05-72. Письмо-извещение - Информирует о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.); как правило, эти письма рассылаются широкому кругу организаций с целью их привлечения к участию в проводимых мероприятиях. Письма-извещения могут не только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но и приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию

18 апреля 2007 г. в 11.30 московского времени РАО ЕЭС России проводит селекторное совещание по вопросу о повышении тарифов на электроэнергию. Совещание состоится в селекторном зале центрального офиса РАО ЕЭС России по адресу: Москва, просп. Вернад-ского, 78.

Письмо-уведомление - Сообщает официальную информацию о каком-либо мероприятии ли действиях, имеющих отношение к адресату. Письмо-уведомление близко по назначению и со-держанию к письму-сообщению, письму-извещению или приглашению. Уведомления могут публиковаться в печатных изданиях в целях оповещения большого круга заинтересованных лиц

Уведомляем акционеров открытого акционерного общества "Орловская промышленная компания" о размещении обыкновенных именных бездокументарных акций в количестве 500 000 шт. по 1000 руб. каждая. Акционеры имеют преимущественное право приобретения этих ценных бумаг в количестве, пропорциональном количеству принадлежащих им акций общества. Рекламное письмо - Письмо, предлагающее товары (услуги), стимулирующее интерес к товару и желание его приобрести. Рекламные письма условно можно разделить на две группы: письма, предлагающие товары или услуги, и письма-презентации, содержащие сведения о фирме

Уважаемые господа! Наша компания является одним из ведущих в России поставщиков обуви из Италии, Германии, Австрии и Греции. Компания зарекомендовала себя на рынке как надежный партнер, обеспечивая высокое качество товара и приемлемые цены. К осенне-зимнему сезону 2008 г. нами сформирована новая коллекция модной женской обуви - демисезонной из натуральной кожи и зимней из кожи с натуральным мехом - в ценовом пределе от 60 до 200 долл. Если вы заинтересованы в предлагаемом нами товаре, мы готовы выслать вам каталог обуви осенне-зимней коллекции 2008 г., прайс-лист и предоставить всю интересующую вас информацию. Надеемся на плодотворное сотрудничество. С уважением...

2. Письма, содержащие просьбу или предложение

- письма, целью которых является побудить адресата совершить определенные действия, представляющие интерес для автора письма. В этой группе писем можно выделить следующие разновидности: 

Письмо-просьба - Письмо, цель которого - получение информации, документов, инициирование действий, необходимых организации-автору; письмо -просьба требует ответа

В связи с подготовкой рекламной кампании коллекции обуви "Весна - лето - 2007", запланированной на период с декабря 2006 г. по июнь 2007 г., просим Вас сообщить о возможности проведения для нас исследования степени известности в Москве и двух-трех региональных центрах России (на Ваш выбор) торговых марок обуви Monarch, Kaiser, Gabor.

Письмо-запрос - Направляется с целью получения какой-либо официальной информации или документов; письмо-запрос требует ответа

В связи с проводимой проверкой просим Вас представить копии следующих документов: 1. Устава организации. 2. Свидетельства о регистрации организации. 3. Договора поставки с ООО "Этон". 4. Справка о стоимости одного кубометра песка на 02.07.2007.

Письмо-предложение - Направляется потенциальному партнеру с предложением сотрудничества (товаров, ус-луг) и др.; в коммерческой деятельности предложение называют офертой

Предлагаем Вам продолжить начатую в прошлом году работу по подбору на конкурсной основе инвесторов в США и Европе для осуществления программы реконструкции объектов социальной сферы (магазинов, ресторанов, кафе, офисов и т. д.), которая может быть полезна обеим сторонам.

Письмо-заявка - Это разновидность письма-просьбы. В тексте такого письма выражается желание организации принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией; заявки, в отличие от писем-просьб и писем-запросов, не требуют ответа в форме письма. В ответ на письмо-заявку организация осуществляет определенные действия: включает указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылает необходимые материалы и т. п.

Просим Вас предусмотреть участие двух сотрудников нашей фирмы: Инокентьева П.Г., ведущего эксперта отдела информационных технологий, и Марченко Р.Д., эксперта отдела технической экспертизы, в семинаре-практикуме "Методы защиты информации в информационных системах", который состоится 12 апреля 2007 г.

Письмо-заказ - Представляет собой предложение покупателя заключить сделку с указанием ее конкретных условий

Просим поставить нашей фирме электроусилители RASTOR-200 в количестве 2 шт. в течение мая -июня 2007 г. Оплата в полном объеме будет произведена после выставления вашей стороной счета в течение 3 дней с даты отгрузки товара.

Письмо-приглашение - Содержит предложение об участии в каких-либо мероприятиях; в особо торжественных случаях письма-приглашения могут составляться на специальных бланках

презентации. Современные технологии". В программе семинара:

• Критерии выбора презентационного оборудования.
• Обзор современного рынка офисных проекторов.
• Основные критерии выбора мультимедиа-проекторов.
• Новейшие технологии отображения информации. Плазменные панели.
• Новые технологии проекционной индустрии. Технология цифровой обработки света.

Все участники семинара обеспечиваются информационными материалами. Семинар состоится 11 июня в 11.00 в помещении Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации по адресу: Москва, Ленинградский проспект, 55.

3. Письма, содержащие требование или претензию

- письма, составляемые в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции. 

Письмо-требование - Цель этого письма - заставить адресата выполнить взятые на себя себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей

Согласно договору подряда от 12.05.2006 № 12/45 ваша фирма взяла на себя обязательства по ремонту здания по ул. Якиманка, 15. Однако в настоящее время наблюдается значительное отставание от графика работ, определенного приложением 3 к договору. Несмотря на неоднократные напоминания о необходимости соблюдения графика работ, меры до сих пор не приняты. Требуем срочно принять меры по выполнению работ, определенных договором, в противном случае согласно пункту 8.1 договора к вам будут предъявлены штрафные санкции.

Письмо-претензия - Содержит заявление о нарушении условий договора и требование возмещения убытков

Вашей фирмой 25.04.2007 по железнодорожной накладной № 269413 были отгружены пневмоинструменты в количестве 50 комплектов по счету № 35-918, который был оплачен нами в полном объеме. В связи с тем, что при проверке вагона на пограничной станции была обнаружена недостача двух комплектов пневмоинструментов, о чем свидетельствует коммерческий акт от 30.04.2007 № 14388/264, просим Вас допоставить нам 2 комплекта пневмоинструментов или возместить их стоимость. Приложение: на 1 л. в 1 экз.

4. Письма-ответы

-письма, составляемые в ответ на письмо-просьбу, предложение, запрос, приглашение.

Письмо-согласие - Является положительным ответом на просьбу, запрос или предложение

Сообщаем, что наша организация готова предоставить место для прохождения преддипломной практики студентке 5-го курса очной формы обучения Института финансового менеджмента по специальности "Бухгалтерский учет и аудит" Осиповой Ольге Алексеевне с 01 февраля по 28 марта 2007 г.

Письмо-отказ - Дает отрицательный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос

В связи с тем, что в мае 2007 г. наш университет вышел из состава учредителей Московского международного института бизнеса и информационных технологий, ректор университета не уполномочен рассматривать вопросы, связан-ные с деятельностью данного института и его филиалов, и выступать ответчиком по гражданскому иску Николаевой И.П.

5. Письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии:

Гарантийное письмо - Содержит обязательство или подтверждение оплаты работ, продукции услуг, аренды, качества и сроков выполнения работ и др.; гарантийные письма адресуются организациям или лицам

Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв. м выставочной площади для проведения с 12 ноября по 31 декабря 2007 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви. Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: сч. № 4070581060000000003 в КБ "МЕНАТЕП", БИК 048222242, корр./сч. КБ "МЕНА-ТЕП" в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по г. Москве - № 30100820600000000341.

Письмо-подтверждение- Письмо, в котором адресат уведомляет о получении высланных в его адрес документов или других материалов, сообщает о готовности принять участие в каких-либо мероприятиях или действиях, информирует о готовности реализовать ранее достигнутые договоренности, намерения и др.

Подтверждаем предварительную договоренность о проведении совместного выездного трехдневного семинара для работников кадровых служб в ноябре этого года. Согласны на заключение договора на проведение данного семинара с Учебным центром при Академии народного хозяйства при Правительстве Российской Федерации.

Рекомендательное письмо - Письмо, автор которого дает характеристику другому лицу с целью устройства его на работу, обучение и др.

Савченко Инна Савельевна занимала в нашей издательской компании должность руководителя отдела маркетинга и распространения. Она зарекомендовала себя как инициативный сотрудник, обладающий организаторскими способностями. Через год после ее прихода в компанию тираж издания увеличился на 20%, была разработана и внедрена новая система распространения издания в регионах. Благодаря ее усилиям у издания появились новые партнеры и рекламодатели. Особо хочется отметить ее надежность, умение находить решения в сложных обстоятельствах, а также нацеленность на достижение результата.

6. Этикетные письма - письма, целью которых является выражение внимания, участия. Основные разновидности этикетных писем следующие:

Письмо-поздравление - Деловое письмо, составляемое в торжественных случаях

Уважаемый Сергей Иванович! Примите мои сердечные поздравления в связи с избранием Вас на пост мэра одного из самых красивых городов нашей страны. Ваши деловые качества, ответственность за порученное дело, добросовестность, уверен, помогут воплотить в жизнь Ваши грандиозные планы. Желаю Вам успеха во всех начинаниях и продолжения нашего плодотворного сотрудничества!

Письмо-благодарность (благодарственное письмо) - Направляется организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги

Благодарим коллектив Института русского языка им. А.С. Пушкина за прекрасную организацию и проведение научно-практического семинара "Современные проблемы риторики" и за огромный труд по пропаганде риторических знаний. Семинар прошел на высоком научном уровне, привлек широкий круг участников из научных учреждений и вузов страны. Участники семинара смогли ознакомиться с современными достижениями в области риторики, рассмотреть проблемы риторического образования и подготовки кадров преподавателей риторики, ознакомиться с новой научной литературой по данной проблематике. Желаем вам творческих успехов и надеемся на плодотворное сотрудничество!

Письмо-соболезнование - Составляется в ситуациях, требующих выражения участия (смерть, несчастный случай, последствия стихийного бедствия и т. п.)

С глубоким прискорбием мы узнали о смерти профессора Воробьева Н.Н. Примите, пожалуйста, соболезнования от имени нашей кафедры по поводу кончины человека, чьи труды внесли столь весомый вклад в отечественную науку. Передайте, пожалуйста, наши соболезнования его семье.

Письмо-извинение - Письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства

Уважаемые господа! Пожалуйста, примите наши искренние извинения за задержку оплаты счета на поставку партии комплектующих по договору от _________ № _____, которая произошла по вине нашей бухгалтерии. В настоящее время оплата произведена, и мы надеемся, что это досадное недоразумение впредь не повторится. Еще раз просим извинить нас.

Источники

• Справочник секретаря и офис-менеджера